Análisis de
riesgos
Dentro de la organización del congreso se corren diferentes
riesgos que dependiendo de su magnitud pueden o no afectar el curso del mismo.
A continuación se mencionaran algunos de los posibles riesgos a los que se
enfrentara la planeación del evento.
1.- falta de un tallerista por enfermedad
2.- falta de un tallerista por accidente
3.-clima desfavorable
4.-falla de los elementos audiovisuales de las aulas de
conferencias y/o taller
5.- inasistencia de los apuntados al taller
6.- inasistencia al taller de un conferencista
7.-saturacion de talleres
8.-empalme de talleres
Análisis de
planes alternativos método ERATO
Evitarlo
Para evitar que se sucedan los riesgos considerados puede
hacerse lo siguiente:
-Que los conferencistas descansen adecuadamente para que estén en condiciones
óptimas para manejar y trabajar.
-En los elementos audiovisuales se recomienda que se prueben
previamente y de ser posible tener elementos de reserva.
-para evitar la saturación de talleres se deben administrar
bien los cupos antes
-para evitar la desersion de los asistentes al taller se
puede ofrecer una recompensa en puntos para los estudiantes (que generalmente
son los que desertan)
Reducirlo
Una manera práctica para amortiguar el impacto en la
organización del taller es tener un plan B por ejemplo en los fallos
principales contemplados se considera mucho la falta de los talleristas, lo que
se podría hacer es buscar un reemplazo lo mas antes posible o aplazar el taller
hasta que el tallerista pueda regresar, o sustituirlo por conferencias de temas
similares.
Para que los asistentes no falten al taller se pueden
ofrecer bonificaciones en la califiacion a aquellos que sean puntuales.
Asumirlo
De asumir que falte un tallerista se puede hacer un
reembolso del gasto para los asistentes.
En el caso de que falle el equipo de computo y audio se
puede improvisar y hacer nuevas dinámicas.
En el caso de falta de los asistentes se puede cancelar el
taller.
Transferirlo
Tener un expositor alterno que asuma la responsabilidad del
taller.
Obtener mayor información
Ponerse en contacto con los talleristas para acomodar bien
su agenda y evitar que se empalme con algún otro compromiso.
CHARTER
1) Justificación/propósito
E propósito del congreso regional de
psicología es potenciar el desarrollo práctico, teórico y vivencial de los
interesados en asistir a este evento.
2) Descripción.
El evento ofrecerá una serie de
talleres y conferencias enfocados a los
alumnos, maestros y personas
egresadas de la academia de psicología del Instituto Tecnológico de Sonora. Por
lo tanto se ofrecerá 6 talleres con temas vanguardistas en el ámbito
psicológico, con una duración de 4 horas cada uno por separado. Y 6
conferencias también con temas relevantes con una duración de 3 horas cada uno.
3) Entregables finales.
En la clausura del
evento se ofrecerá una fiesta de despedida a las personas que asistirán al
congreso lo cual contara con una tecno banda, refrescos, bebidas embriagantes,
botanas ligeras y un platillo especial para cada persona.
Eso sin
menospreciar la experiencia de haber asistido a las conferencias y talleres que
se ofrecieron durante el congreso y por ultimo una constancia que abale su
asistencia a los eventos realizados.
4) Información histórico
Este congreso se a llevado a cabo
durante tres años consecutivos y a tenido muchos efectos positivos en el
entorno a la comunidad estudiantil y profesional de la región, ya que gracias a
estos eventos los estudiantes y profesional asociado pueden asistir y aprender
sobre las diferentes tendencias que se llevan a cabo en la vida moderna.
1: Primer congreso se
llevo a cabo en la planta TECATE establecida EN LA CARRETERA MOCHIS- NAVOJOA KM
149.5
2: Segundo congreso se
llevo a cabo en ÁLAMOS SONORA. En el hotel sede SAN JUAN CALLE JUÁREZ 40 se
entregaron constancias del congreso a los asistentes de cuatro conferencias o
más.
3: Tercer congreso se
llevo a cabo en el INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA ubicado en la calle RAMÓN
CORONA COLONIA ITSON esquina con AGUASCALIENTES en el edificio CAS clausurando
el evento con una noche de talentos.
5) Supuestos
Para llevar a cabo
dicho proceso llámese congreso se tiene que tomar en cuenta la cantidad de productos
que se entregaran durante y después del congreso. Para esto se tiene que llevar
un control de quien los fabricara y quien los entregara sin errores ni
tardanzas.
6) Restricciones
Durante el congreso
se tiene que tomar en cuenta el control de audiencia para cada taller y
conferencia esto con la finalidad de evitar saturación en los lugares
designados para el taller o conferencia. También se deben de establecer bien
los horarios y darlos a conocer de manera práctica y fácil para evitar empalmes
de talleres o conferencias.
Congreso Regional De
Psicología (WBS).
1 Planeación del evento
1.1 Solicitar autorización de rectoría
1.2 Solicitar apoyo a coordinación académica
1.3 Solicitar apoyo a la academia de psicología
1.4 Pláticas con el coordinador de carrera LPS.
1.5 Pláticas con el rector académico y coordinador de la
carrera etc.
1.6 Enviar invitaciones a conferencistas externos
2 Publicación del evento.
2.1 Elaborar trípticos y carteles
2.2 Enviar cartas invitación a los ITSON con publicidad
2.3 Publicar en la Web del plantel el evento
2.4 Enviar invitaciones y publicidad a Inst. Externas
3 Ponencias.
3.1 Elaborar convocatoria para ponencias
3.2 Seleccionar e invitar a revisores de ponencias
3.3 Recepción de ponencias
3.4 Enviar ponencias a revisión
3.5 Recepción de ponencias revisadas
3.6 Enviar cartas de aceptación a ponentes
3.7 Impresión de ponencias
4 Desarrollo del evento.
4.1 Registro de participantes
4.2 Inauguración del evento
4.3 Exposiciones y conferencias
4.4 Entrega de memorias
4.5 Clausura
5 Local y Servicios
5.1 Solicitar cotizaciones (salón, equipo, hospedaje y
alim.)
5.2 Evaluar cotizaciones
5.3 Contratar servicios
